Czas czytania - 5 min
Wykonywanie zwrotów – praktyczne wskazówki
W jaki sposób zwrócić zamówione produkty do hurtowni? W tym poradniku przedstawiamy praktyczne wskazówki, jak wykonać zwrot z użyciem program Kamsoft.
Czy można zwrócić leki do hurtowni?
Zwrot zakupionych przed aptekę leków, suplementów diety, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego i wyrobów medycznych jest możliwy prawie zawsze. Oczywiście obowiązują zasady co do terminu od wystawienia faktury i przyjęcia towaru na magazyn apteczny. Te kwestie mogą różnić się pomiędzy aptekami ze względu na warunki ustalane z hurtownią.
Oczywiście bywa i tak, że niektórych produktów nie można zwrócić i najczęściej doświadcza się tego w przypadku preparatów sezonowych, np. szczepionek na grypę.
Procedura zwrotów w Kamsofcie
Najczęściej używanym programem aptecznym w polskich aptekach ogólnodostępnych jest Kamsoft. Na jego podstawie omówimy wykonywanie zwrotów. Poradnik nie znajdzie zastosowania do wykonywania zwrotów do każdej hurtowni, gdyż część może mieć inne zasady i np. wymagać wykonania zwrotu przez stronę hurtowni, telefonicznie, mailowo lub w inny sposób.
Przejście do menu „Reklamacje”
Procedurę zwrotu wykonujemy z poziomu głównego menu programu, klikając w 13 kafelek – Zakupy (Ryc. 1).
Ryc. 1 Menu główne Kamsoft.
Kolejnym etapem jest przejście do menu zwrotów i reklamacji. Możemy się tam dostać na dwa sposoby:
- Przechodząc bezpośrednio do menu “Reklamacje” (Ctrl+4) – Ryc. 2.
- Klikając na “Dokumenty” (Ctrl+1), a następnie na kafelek “Reklamacje” (Alt+F6) – Ryc 3.
Ryc. 2 Reklamacje.
Ryc. 3 Przejście do reklamacji z poziomu dokumentów.
Menu „Reklamacje”
Rycina 4 przedstawia funkcje znajdujące się w menu „Reklamacje”.
Ryc. 4 Reklamacje.
To, co interesuje nas najbardziej, to w rzeczywistości 3 pozycje:
- F2 – Ręcznie – Umożliwia utworzenie reklamacji.
- F5 – KS-EWD – Umożliwia wysłanie reklamacji do hurtowni.
- F6 – Filtrowanie reklamacji.
Na ekranie głównym widać wszystkie wykonane przez nas reklamacje oraz numery faktur, których dotyczą.
Wyszukiwanie faktury produktu do zwrotu
Po kliknięciu kafelek „Ręcznie” pojawia się ekran wyboru dokumentów (Ryc. 5), z których będziemy robić reklamację. Tutaj ważne są dwa przyciski znajdujące się na dole:
- F5 – Szukaj – Umożliwia wyszukanie dokumentu na podstawie zadanego kryterium (Ryc. 6).
- F9 – Filtr – Umożliwia wyszukanie dokumentu na podstawie, np. kodu kreskowego zwracanego produktu (Ryc. 7).
Ryc. 5 Wybór dokumentów do reklamacji.
Ryc. 6 Menu wyszukiwania dokumentów.
Ryc. 7 Menu wyszukiwania dokumentów na podstawie produktu.
Bardzo wygodne jest wyszukiwanie faktury do zwracanego towaru na podstawie filtrowania wyników po wybranym towarze. Wystarczy kliknąć „Wybrany towar” (Ryc. 7), a następnie zeskanować, np. kod kreskowy w następnym oknie. Można także szukać, np. po nazwie produktu (Ryc. 9).
Jeśli zdecydujemy się wyszukiwać fakturę poprzez jej numer, to należy kliknąć pole „Numeru dokumentu” (Ryc. 6). Natomiast skąd mamy dowiedzieć się, do jakiej faktury przyporządkowany jest dany produkt? Najprościej odnaleźć go w module „Sprzedaż” i rozwinąć menu poprzez naciśnięcie F3 przy wyborze ilości produktu (Ryc. 8).
Ryc. 8 Menu produktu z poziomu sprzedaży.
Ryc. 9 Wyszukiwanie faktury po kodzie kreskowym produktu.
Po zaakceptowaniu wyświetli się kolejne okno z wszystkimi fakturami, które zawierają ten towar. Standardowo faktura na samej górze listy jest najnowszą fakturą, która zawierała ten towar (Ryc. 10).
Ryc. 10 Faktury z filtrowanym towarem.
Okno „Pozycje reklamacji”
Kolejne okno przedstawia fakturę, którą wybraliśmy. Szukany produkt możemy łatwo odnaleźć, wpisując jego nazwę w pole wyszukiwania lub skanując kod kreskowy (Ryc. 11).
Ryc. 11 Wybór produktu do reklamacji.
Na co zwrócić uwagę na tym etapie? Warto zapoznać się z oznaczeniami kolumn:
- Kolumna „Faktyczny numer serii” oraz „Faktyczna data ważności” przydaje się, jeśli trafił do nas lek o błędnym numerze serii lub dacie ważności. Wystarczy wpisać poprawne dane i wysłać reklamację do hurtowni, a po krótkim czasie dostaniemy korektę faktury.
- Kolumna „Ilość reklamowana” powinna zostać wypełniona określoną ilością produktów, które chcemy zwrócić.
- Kolumny „Przyczyna powstania” i „Sugerowany sposób rozpatrzenia” zawierają kilka gotowych opcji do wyboru (Ryc. 12 i 13).
Ryc. 12 Opcję kolumny „Przyczyna powstania”
Ryc. 13 Opcję kolumny „Sugerowany sposób rozpatrzenia”.
Wybór opcji zwrotu
Na tym etapie najważniejsze jest prawidłowe opisanie zwrotu poprzez wybór odpowiednich opcji z Ryciny 12 i 13.
Jeśli wykonujemy klasyczny zwrot produktów, które są pełnowartościowe i nie zawierają żadnych wad, to najlepiej wybrać opcje:
- „Rezygnacja apteki”
- „Zwrot towaru z korektą faktury”
W przypadku kiedy chcemy zmienić jedynie błędną serię lub datę ważności, to po wpisaniu prawidłowych wartości wybieramy:
- „Niezgodność serii, daty ważności”
- „Wystawienie korekty faktury”
Jeśli zamówiony towar dotarł uszkodzony, to najlepiej będzie wybrać:
- „Towar uszkodzony”
- „Wymiana towaru” albo „Zwrot towaru z korektą faktury”
W tym przypadku dobrze jeszcze opisać sytuację w polu „Uwagi”.
Jak przyspieszyć wykonywanie zwrotu?
Jeśli na jednej fakturze mamy kilka towarów do zwrotu oraz powód reklamacji jest taki sam, to można procedurę oznaczania produktów nieco przyspieszyć. W tym celu należy wybrać „Domyślne wartości podczas wprowadzania reklamacji”. Pole znajduje się na dole ekranu (Ryc. 11).
Następnie po wpisaniu ilości reklamowanego produktu klikamy „Enter” a kolumny „Przyczyna powstania” i „Sugerowany sposób rozpatrzenia” uzupełniają się automatycznie.
Wysłanie reklamacji do hurtowni
Po wybraniu wszystkich produktów wychodzimy z okna poprzez „ESC”. Na samym końcu program pyta nas o to, czy wstrzymać na magazynie reklamowane produkty. Polecamy zawsze to wykonywać, aby przez przypadek nie sprzedać zwracanej pozycji.
Pierwsza pozycja od góry jest naszą najnowszą reklamacją i jest podświetlona. Wystarczy kliknąć F5 KS-EWD, aby wysłać reklamację do hurtowni (Ryc. 14).
Ryc. 14 Wysyłanie gotowej reklamacji do hurtowni.
