Czas czytania - 5 min
Wykonywanie zamówień i tworzenie listy braków
Obowiązki magistra farmacji pracującego w aptece obejmują między innymi wykonywanie zamówień. Tworzenie listy braków zapewnia uzupełnianie stanów apteki oraz monitorowanie obecności leków deficytowych w hurtowniach. Poniższy artykuł pomoże Ci poznać podstawy wykonywania zamówień w systemie KS-AOW, czyli popularnym kamsofcie.
Jak wykonywać zamówienia w aptece?
W systemie od Kamsoft można wykonywać zamówienia na pojedyncze preparaty bezpośrednio w module „Sprzedaż„. Najpierw wybieramy pozycję, która nas interesuje, następnie naciskamy klawisz F12 i wybieramy ilość leku, jaką chcemy zamówić.
Wyświetla nam się lista hurtowni, w których jest dostępna ilość, o którą pytamy, oraz cena netto. Wybieramy hurtownię, która nas interesuje i poprzez klawisz F9 zamawiamy produkty. Po poprawnym zamówieniu powinien wyświetlić się komunikat, informujący o potwierdzeniu zamówienia.
Aby wykonać zamówienie na produkty, które się sprzedały od ostatniego zamówienia, wchodzimy w moduł „Zamówienia”. Wybieramy opcję „Zamówienia”. Otwiera nam się bufor zamówień. KS-AOW jest programem, który umożliwia tworzenie zamówień na wiele różnych sposobów. Wszystkie rozpoczynają się od następujących czynności.
W buforze zamówień naciskamy Alt+F3, następnie przechodzimy do „Utwórz ze sprzedaży” (Ctrl+F11) i zaznaczamy, kiedy zostało zrobione ostatnie zamówienie. Można to łatwo sprawdzić w bocznym okienku.
Potem przenosimy ostatnią datę i godzinę utworzenia ostatniego zamówienia do okienka “Od:” i zatwierdzamy przez F2.
Zamawianie poprzez edycję listy braków
Naciskamy dwukrotnie na niebieski kwadrat listy braków. Wyświetla nam się lista, którą możemy edytować. Aby ułatwić sprawdzanie listy, możemy ustawić sobie okresy czasowe za pomocą wykresów: klikamy F11 i ustawiamy okresy, jakie nas interesują, na przykład ostatni miesiąc i ostatnie 3 miesiące.
Następnie przechodząc kolejno przez listę, możemy ustawiać liczbę sztuk danego produktu do zamówienia lub usuwać je z listy za pomocą klawisza F8.
Kamsoft daje możliwości przefiltrowania listy. W filtr wchodzimy przez F7 → Leki spełniające zadany warunek. Można również ustawić wyświetlenie tylko ilości powyżej 10 sztuk.
Następnie po przejrzeniu każdej pozycji można usunąć listę (Ctrl+Del). W tym momencie wyświetlają się produkty, których na stanie jest mniej niż 10 sztuk. Może to przyspieszyć obróbkę listy.
Dodatkowo podczas analizy możemy, naciskając F2, przeglądać leki, które mamy na stanie pod innymi kartami. Być może mamy już dany lek na przykład z importu.
Mamy też możliwość wyświetlenia synonimów, używając skrótu Ctrl+F7.
Po zakończeniu edycji zamykamy listę braków. Naciskamy F2, wybieramy hurtownię, a potem opcję „Na podstawie listy braków”.
Lista, którą edytowaliśmy, przenosi się do zamówienia. Używamy skrótu Ctrl+F5, aby przenieść wszystkie pozycje z listy. Wychodzimy z zamówienia i wysyłamy je za pomocą F5.
Po otrzymaniu informacji zwrotnej z hurtowni dostajemy podgląd, które pozycje i w jakiej ilości zostaną zrealizowane przez hurtownię.
Jeśli chcemy przenieść listę niezrealizowanych pozycji do następnego zamówienia, wybieramy F2 → kolejna hurtownia → „Na podstawie listy braków z hurtowni”.
Ponawiamy przenoszenie listy poprzez Ctrl+F5 i analogicznie wysyłamy.
Zamawianie przez optymalizacje
Po zaktualizowaniu analizy rozchodu wybieramy F6 „Utwórz zamówienia„.
System od Kamsoft dzięki funkcji optymalizacji rozdzieli produkty według najniższej ceny do odpowiednich hurtowni. Dokładne zasady, według których Kamsoft rozdziela produkty, można samodzielnie ustawić w module „Zamówienia” → „Reguły” → „Automatycznie tworzone zamówienia„.
Tutaj można wybrać dostawców, do których mają być rozdzielane preparaty, oraz inne zasady, na przykład ceny urzędowe tylko w przypadku jednego konkretnego dostawcy, czy uwzględnienie umów o obrotach w danej hurtowni.
Kamsoft rozdzieli produkty do dostawców, czego wynikiem jest pojawienie się w buforze zamówień do obrobienia. Wchodzimy w każde zamówienie i dokładnie tak samo jak w przypadku listy braków możemy ustawić sobie pomocniczy wykres (F11).
Możemy zmienić ilość zamówionych produktów oraz usuwać je dowolnie. Po obrobieniu wszystkich zamówień wysyłamy je kolejno do hurtowni. Po wysłaniu możemy niezrealizowane preparaty przesłać analogicznie jak wyżej.
Czym jest lista braków?
Lista braków stanowi edytowalną listę, która pozwala na kontrolę nad brakami preparatów w aptece.
Oprócz klasycznych zamówień można ustawić dużo dłuższy czas wytwarzania listy braków na podstawie sprzedanych leków, usunąć wszystkie produkty, które są obecnie na stanie. W tym celu zaznaczamy Filtr (F9) → „leki spełniające dany warunek” → „wyświetl towary, których ilość ogólna jest większa niż 0”.
Następnie usuwamy wszystko, co się wyświetli, i przeglądamy, czy sprzedało się coś, czego jednak potrzebujemy, a przegapiliśmy podczas robienia zamówienia.
Do listy braków możemy dodawać preparaty bezpośrednio z modułu „Sprzedaż”. Naciskając F2 możemy wpisać ilość leku, którą chcemy zamówić. Możemy dodać za pomocą skrótu Ctrl+1 wyróżniający się znaczek priorytetu obok tej pozycji. Osobie realizującej zamówienie wyświetli się priorytet, co da informację o konieczności zamówienia leku.
Dodane ze sprzedaży pozycje przy robieniu zamówienia możemy zobaczyć, drukując sobie listę w module „Sprzedaż„, poprzez: F2→ Druk → wydruk podstawowy.
W module „Zamówienia” możemy wybrać F2 i interesującą nas hurtownię, a następnie wybieramy tworzenie zamówienia „na podstawie listy braków ze sprzedaży”.
Utworzy nam się zamówienie zawierające wszystko, co od czasu ostatniego zamówienia do chwili obecnej pracownicy apteki dodali w module „Sprzedaż” do listy braków.
Wykonując zamówienie poprzez edycję listy braków, pomimo braku rozchodu z tych pozycji dodanych z modułu „Sprzedaż”, pojawią się one na naszej liście automatycznie.
mgr farm. Martyna Piotrowska
Źródła
- Materiały własne autora
To Ciebie również zainteresuje
