Współpraca z hurtownią farmaceutyczną – co musisz wiedzieć?

W aptece poza pracą z pacjentami jednym z najważniejszych obowiązków farmaceuty jest również współpraca z hurtownią farmaceutyczną. Sprawdź co warto o niej wiedzieć!

Zamówienia i terminy dostawy

Przy rozpoczęciu współpracy z hurtownią farmaceutyczną, należy porozumieć się w sprawie zamówień i terminów dostaw.

Należy zapytać o to, czy moduł zakupów systemu aptecznego, na którego licencję wykupiła apteka, jest obsługiwany przez hurtownie. Niektóre z nich przyjmują zamówienia wyłącznie przez stronę internetową, przedstawiciela, lub telefonicznie.

Zwroty

Czasem może się zdarzyć, że leki, które zamówimy dla pacjenta, nie zostaną przez niego odebrane lub apteka po prostu z nich zrezygnuje. Wtedy powinniśmy je zwrócić do hurtowni. Przy zamawianiu leków warto spytać o zwrot, ze względu na to, że niektóre leki zwrotom nie podlegają.

Koniecznym jest ustalenie zasad zwrotów:

czas zwrotu – hurtownia farmaceutyczna powinna poinformować o czasie, przez jaki od momentu dostarczenia preparatów będzie uwzględniała ich zwroty.
forma złożenia zwrotu – może to być przez modem apteczny, telefonicznie, mailowo lub platformę internetową hurtowni.
procedura zwrotu – hurtownia powinna poinformować o procedurze dotyczącej zwrotu (czy sami wyślą awizo dla kierowcy, który zwrot odbierze, czy taki protokół musi przygotować apteka).

Procedury w przypadku braku/nadwyżki towaru

Warto spytać o dokładne procedury w przypadku braku czy nadwyżki towaru.
Nadwyżki – hurtownia najczęściej przysyła awizo jak w przypadku zwrotu, po czym spakowane produkty zabiera kierowca.
Braki towaru – hurtownia farmaceutyczna może zakwestionować brak po przeliczeniu swoich stanów. W związku z tym niezwykle istotne jest, aby zaznaczyć kierowcy na liście przewozowym brak paczki.

Opiekun apteki

Każda apteka posiada w hurtowni farmaceutycznej swojego opiekuna. Kiedy warto skontaktować się z opiekunem?
Dodatkowe rabaty – opiekun jest odpowiedzialny za zamówienia przedstawicielskie, czyli takie, na które w porozumieniu z producentem możemy dostać dodatkowe rabaty.
Deficyty leków – Opiekun może czuwać nad listą brakujących w aptece preparatów i w momencie kiedy pojawią się w hurtowni powiadomić aptekę o dostępności

O czym jeszcze warto wiedzieć?

Minimum logistyczne

Hurtownie farmaceutyczne posiadają swoje minima logistyczne. Są to kwoty, za które należy zamówić preparaty, aby hurtownia zrealizowała nasze zamówienie.

Programy partnerskie

Warto spytać hurtowni, która nas zaopatruje, czy realizuje zamówienia w danym programie partnerskim. Niektórzy producenci wymagają przystąpienia do programów partnerskich, aby mieć możliwość zamawiania leków ich produkcji.

Marka własna danej hurtowni

Część hurtowni posiada produkty marki własnej. Warto o nie spytać, kiedy zależy nam na zamówieniu produktów w niskich cenach.

Promocje

Hurtownie prowadzą czasowe promocje na niektóre produkty. Jeśli używamy programu aptecznego Kamsoft, możemy je przejrzeć w module zamówienia-oferty.

Godziny pracy hurtowni w święta

Najczęściej hurtownie same informują o zmianach w realizacji zamówień w dni świąteczne. Jeśli jednak tego nie zrobi, warto zadzwonić i spytać. Najczęściej godziny pracy hurtowni są skrócone i brak wiedzy w tej kwestii będzie skutkować realizacją zamówienia w późniejszym terminie.

Platformy internetowe hurtowni

Niektóre hurtownie prowadzą swoje platformy internetowe. Posiadają one bardzo przydatne narzędzia, które mogą zaoszczędzić nasz czas, kiedyś nauczymy się nimi posługiwać. Można przez nie składać reklamacje, drukować duplikaty brakujących faktur, składać zamówienia czy uzyskiwać informacje na temat płatności, ofert, czy bieżących zwrotów.