Czas czytania - 4 min
Prowadzenie ewidencji stanów
Prowadzenie ewidencji stanów w aptece sprzyja nie tylko utrzymaniu porządku i przeciwdziałaniu przestępstwom, ale także, w czasie braku dostępności leków, pozwala monitorować stany preparatów o niepewnej dostępności.
Co podlega obowiązkowi ewidencjonowania w aptece?
Apteka, jako placówka ochrony zdrowia podlega szeregowi przepisów, które dokładnie regulują jej funkcjonowanie. Regularne prowadzenie ewidencji podsumowujących różne płaszczyzny działalności tego typu przedsiębiorstw stanowi ważny element kontroli rynku i zapobiega sytuacjom, w których może dojść do złamania prawa.
Kierownicy apteki, bądź osoby przez niego wyznaczone mają obowiązek prowadzić ewidencję potwierdzającą m.in. zrealizowane recepty, wydane z apteki leki, wykonane preparaty recepturowe, a nawet zatrudnionych w danym momencie w aptece pracowników czy stażystów.
Ewidencja recept i zapotrzebowań
Prowadzenie ewidencji recept to jeden z najważniejszych punktów archiwizacji dokumentów aptecznych. W ten sposób należy opisywać druki recept realizowanych pełnopłatnie, jak i objętych refundacją. Warto podkreślić, że farmaceuci, którzy aktywnie wystawiają recepty pacjentom jak i członkom swojej rodziny, zobligowani są dodatkowo prowadzić rejestr podsumowujący stworzone przez siebie dokumenty.
Szczególnymi regulacjami objęte są ewidencje gromadzące informacje o lekach zawierających substancje odurzające, psychotropowe i zaliczane do grupy prekursorów kategorii I. Przepisy przewidują utworzenie dla tych grup dwóch oddzielnych rejestrów. Pierwszy z nich gromadzi informacje na temat przychodu i rozchodu środków odurzających grupy I-N i substancji psychotropowych II-P. Może mieć on formę papierowej księgi kontroli, bądź elektronicznego zestawienia, które będzie systematycznie drukowane.
Warto podkreślić, że decydując się na prowadzenie ewidencji w jednej z przedstawionych form, należy wcześniej zgłosić to do Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego.
Druga kategoria ewidencji służy do monitorowania przychodu i rozchodu środków odurzających z grupy II-N, substancji psychotropowych grup III-P, IV-P oraz prekursorów kategorii I. Obrót preparatami tej kategorii należy dokumentować comiesięcznymi zestawieniami, bądź regularnymi wydrukami z aptecznego systemu informatycznego.
Ponadto, w aptece przechowuje się informacje na temat zapotrzebowań, które wystawione zostały przez podmioty prowadzące działalność leczniczą. Prawo farmaceutyczne zakłada, że wspomniane ewidencje powinny być prowadzone regularnie. Dopuszcza się archiwizowanie tych informacji w postaci papierowej lub elektronicznej.
Monitorowanie stanów
Monitorowanie stanów aptecznych, ze szczególnym naciskiem na sporządzenie ewidencji przychód/rozchód wykonywane jest przez oprogramowanie apteczne. W większości aptek dzień rozpoczyna się od pobrania dokumentów wystawionych przez dostawców towaru. Sprawdzenie zgodności wystawionych faktur z otrzymanym towarem, pozwala zatwierdzić w systemie dokument i automatycznie zaktualizować stan magazynowy poprzez zwiększenie puli dostępnego w aptece produktu, o umieszczoną na fakturze wartość. W ten sposób aktualizowane są również stany surowców recepturowych czy wyrobów medycznych.
Inwentaryzacja w aptece
Co najmniej raz w roku zaleca się przeprowadzenie inwentaryzacji, która ma na celu zweryfikowanie poprawności danych zdeponowanych w systemie informatycznym. W tym okresie, pracownicy apteki (bądź przedstawiciele wynajętej firmy zewnętrznej) zliczają wszystkie produkty dostępne w placówce i porównują je z informacjami systemowymi. Warto podkreślić, że inwentaryzacje w aptekach prowadzone są poza jej godzinami pracy, tak by nie przeszkadzać w obsłudze pacjenta.
Na tym etapie warto również zwrócić uwagę na to, że niektóre dostępne na rynku leki objęte są obowiązkiem serializacji. Jeśli w trakcie inwentaryzacji okaże się, że istnieje pewna pula preparatów, które posiadają nieaktywne kody 2D, nie mogą być one ponownie wprowadzone do obrotu.
Zintegrowany System Monitorowania Obrotu Produktami Leczniczymi – co to takiego?
Nazwa systemu, który zamieszczony został w nagłówku do tego akapitu zdecydowanie bardziej znany jest ze skrótu ZSMOPL. Został on wprowadzony w 2019 roku, by gromadzić informacje na temat produktów leczniczych, refundowanych środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego i refundowanych wyrobów medycznych. Obowiązek raportowania stanów magazynowych i obrotu danymi produktami spoczywa na aptekach i punktach aptecznych, działach farmacji szpitalnych, hurtowniach farmaceutycznych i podmiotach odpowiedzialnych.
Zaniedbania w zakresie raportowania tych informacji podlegają karom, które szczegółowo opisane zostały w ustawie Prawo Farmaceutyczne.
Źródła:
Ustawa z dnia 6 września 2001 r. Prawo Farmaceutyczne (Dz.U.2001 nr 126 poz.1381)
Ustawa z dnia 10 grudnia 2020 r. o zawodzie farmaceuty (Dz.U.2021 poz.97)
