Czas czytania - 4 min
Faktury – jak je prawidłowo wystawiać oraz wprowadzać do Kamsoftu?
Praca farmaceuty w aptece często opiera się na pracach administracyjnych. Do zadań farmaceuty należy wprowadzanie i wystawianie faktur. Poniżej znajdziesz instrukcję, jak poprawnie to wykonać.
Wystawianie faktury krok po kroku
W przypadku prośby o wystawienie faktury pacjentowi w pierwszej kolejności należy określić dla kogo ma być ta faktura. Odbiorcą może być osoba fizyczna, ale także firma, lub podmiot prowadzący działalność leczniczą. W każdym przypadku fakturę wystawia się nieco inaczej.
Faktura na osobę fizyczną
Najważniejsze informacje:
- można ją wystawić na wszystko, co pacjent kupuje w aptece, włącznie z receptami;
- faktura musi być wystawiona na osobę, która figuruje jako pacjent na wystawionej recepcie;
- faktura musi być wystawiona na recepcie;
- zawsze na wstępie warto o to spytać, aby rozdzielić sprzedaże na różne osoby z recept.
Wprowadzanie do systemu
W przypadku wystawienia recepty na leki bez recepty po zafiskalizowaniu sprzedaży wciskamy “p” →”f” i wpisujemy dane osoby, na którą ma być wystawiona faktura.
Alternatywnie, jeśli mamy już dane pacjenta w systemie to po fiskalizacji można podążać następującą ścieżką:
“p”→”a”→ “F6”→ wybieramy pacjenta z listy→ enter→F2 w tym momencie pacjent, którego mieliśmy w bazie Kamsoftu jest przypisany do sprzedaży.
Analogicznie naciskamy “f”, pola odbiorcy faktury są już uzupełnione. Możemy drukować fakturę poprzez naciśnięcie F10.
Faktura zbiorcza
Najważniejsze informacje:
- pacjent może poprosić o wystawienie faktury zbiorczej, jeśli posiada paragony za poprzednie sprzedaże;
- wystawienie faktury należy zacząć od przyporządkowania w poprawie każdej sprzedaży pacjenta, na którego ma być wystawiona faktura.
Wprowadzanie do systemu
“p”→”o”→wpisujemy dzień sprzedaży i nr klienta→”a”→ “F6”→ wybieramy pacjenta z listy→ enter→F2
Kiedy już wszystkie sprzedaże są zaznaczone. W module sprzedaż wybieramy “5. Operacje Magazynowe”
“Nowa”→”Pusta”→”Faktura Vat sprzedaży (zbiorczy) → wybieramy pacjenta, na którego ma być wystawiona faktura →Enter→Enter→ Wybieramy zakres dat oraz ponownie pacjenta.
Następnie zaznaczamy naciskając klawisz “insert” te sprzedaże, z których chcemy wystawić fakturę. Po zakończeniu drukujemy “F10”.
Faktura na firmę nie prowadzącą działalności leczniczej
Najważniejsze informacje:
- fakturę można wystawić na produkty dostępne bez recepty
Wprowadzanie do systemu
Faktury wystawia się analogicznie do tych wystawianych dla osoby fizycznej, z tą różnicą, że w karcie należy zaznaczyć odbiorcę oraz wybrać rodzaj podmiotu dla ZSMOPL. Drugą istotną różnicą jest konieczność wprowadzenia numeru NIP na paragonie fiskalnym, w tym celu należy wcisnąć literę “N” w miejscu wyboru rodzaju płatności.
Faktura na podmiot prowadzący działalność leczniczą
Najważniejsze informacje:
- w celu wystawienia faktury konieczne jest wystawienie zapotrzebowania przed podmiot leczniczy.
Wprowadzanie do systemu
Fakturę wystawia się tak jak w przypadku firmy, która nie prowadzi działalności leczniczej.
Jak prawidłowo wprowadzić fakturę VAT?
Wprowadzanie faktur odbywa się w module “Zakupy” po kliknięciu w Dokumenty otwiera się bufor dokumentów. Większość faktur można wczytać automatycznie za pomocą systemu KS-EWD. Wtedy faktura po ściągnięciu z serwera automatycznie pojawia się w buforze dokumentów. Aby ją przyjąć, należy zmienić ceny wg obowiązujących marż i wcisnąć “F7”.
Jest także możliwość ręcznego wprowadzenia faktury. W tym celu wybieramy “F3” → Faktura VAT zakupu.
Następnie wpisujemy kwotę brutto z faktury papierowej, którą dostaliśmy razem z dostawą.
Przechodzimy dalej poprzez naciśnięcie “Enter”. Przenosimy się do pola, gdzie po uzupełnieniu numeru faktury, dat wystawienia i wprowadzania oraz wyboru dostawcy będziemy po kolei wprowadzać pozycje jakie znajdują się na fakturze.
Warto zwrócić uwagę na daty ważności i serie wprowadzanych leków. Zawsze koniecznie je uzupełniamy!
Na końcu sprawdzamy, czy kwota, którą wpisywaliśmy na początku jest równa sumie kontrolnej. Daje to informacje, czy wszystkie kwoty produktów zostały poprawnie wprowadzone.
Jak widać program wysyła alert nawet przy różnicy 1 grosz. Jeśli wszystko się zgadza fakturę można przyjąć poprzez naciśnięcie “Alt+F7”.
Faktury korygujące
W celu ręcznego wprowadzenia faktury korygującej z pozycji bufora dokumentów wybieramy “F6” korekty. Otwiera się lista wszystkich wprowadzonych faktur. Za pomocą “F7” po wybraniu opcji “Numeru dokumentu” możemy łatwo odszukać fakturę, którą chcemy skorygować.
Po wybraniu odpowiedniej faktury, wybieramy pozycję, z jakiej chcemy stworzyć korektę.
Naciskamy “F2 Twórz korektę” → Korekta. Wpisujemy nr korekty. Po wejściu w pozycję wybieramy co chcemy skorygować. Jeśli chodzi o ilość, to wpisujemy taką jaka ma być po korekcie.
Jeśli wszystko się zgadza możemy zatwierdzić korektę.
