Komunikaty obrotów i stanów – co aptekarz powinien o nich wiedzieć?

Komunikat obrotów i stanów (OS) służy do gromadzenia danych o obrocie hurtowym i detalicznym produktami monitorowanymi. Poniżej znajdują się najważniejsze informacje z tego zakresu pomocne w codziennej praktyce w aptece.

Komunikaty obrotów i stanów – najważniejsze informacje

Kiedy przekazywać komunikaty ?

Niezwłocznie po zakończeniu godzin działalności. W przypadku działalności całodobowej – po zakończeniu doby. Kiedy obrót jest bardzo duży i komunikat przekracza zalecaną technicznie wielkość pliku, należy podzielić go na kilka mniejszych. W takim przypadku można je przekazywać kilka razy w ciągu doby zgodnie z transakcjami następującymi po sobie w danym odcinku czasu.

Kiedy ich nie przekazujemy?

W dni, kiedy nie następował obrót, w dni wolne od pracy.

Raportowanie stanów magazynowych

Jak przekazywać informację nt. stanów magazynowych?

Przekazujemy tylko zmienione stany magazynowe w kontekście danego produktu, biorąc pod uwagę ich status tj. dostępny, wstrzymany lub wycofany.

Jako pierwszy komunikat do ZSMOPL (Zintegrowany System Monitorowania Obrotu Produktami Leczniczymi) przesyłamy IBO (bilans otwarcia zawierający stany wszystkich produktów aktualnie dostępnych), a następnie informacja o stanach dołączana jest do każdej transakcji typu magazynowego i zawiera stany, które występują po dokonaniu tej transakcji. IBO przesyłamy w pierwszej dobie okresu obowiązywania raportowania.

Jak raportować darowizny?

Darowizny powinny zwiększać stany magazynowe obdarowanego i należy je raportować. Występuje dedykowany symbol do transakcji darowizn. Należy je raportować do ZSMOPL jako sprzedaż ze wskazaniem ceny sprzedaży zgodnej z fakturą.

Kiedy raportować stan wycofany/wstrzymany?

Ten stan jest związany z procesami, będącymi skutkami decyzji GIF. Dodatkowo występuje w przypadku: stwierdzenia niezgodności ilościowej lub jakościowej uniemożliwiającej dystrybucję; wskazanie właściwego dokumentu, z którego wynika niezgodność.

Komunikat planowania dostaw

Jak i kiedy przekazywać komunikat?

Przekazuje się co najmniej raz na rok.
W sytuacji, kiedy plan tworzony jest na rok, przekazuje się go co najmniej 1 dzień przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczy plan.
Kiedy plan dotyczy krótszego okresu, przekazuje się plany za następujące po sobie okresy co najmniej 1 dzień przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczy plan.

Kiedy przekazywać komunikat wstrzymania/ wznowienia/ zakończenia dostaw?

Niezwłocznie po uzyskaniu informacji o wstrzymaniu, wznowieniu, zakończeniu dostawy produktu leczniczego.

Najważniejsze skróty związane z dzisiejszym tematem warte zapamiętania:
ZSMOPL – Zintegrowany System Monitorowania Obrotu Produktami Leczniczymi
IBO – bilans otwarcia zawierający stany wszystkich produktów aktualnie dostępnych