Czas czytania - 5 min
Kolejka – czym jest i jakie problemy możemy spotkać?
W dzisiejszym artykule omówimy wszystkie najważniejsze aspekty dotyczące przenoszenia leków do kolejki. Sprawdźcie co warto wiedzieć!
Kolejka jako zabezpieczenie przed zarezerwowaniem leku dla innych pacjentów
Apteki uczestniczące w serwisie KtoMaLek powinny zawsze prezentować aktualny stan magazynowy apteki. Jeśli zdarzają się sytuacje, w których leki trudno dostępne są odkładane dla innych pacjentów, apteki powinny dokonywać przeniesienia leków do kolejki. Wówczas takie produkty nie będą widoczne na poziomie serwisu KtoMaLek, więc pacjenci nie będą mogli złożyć na nie rezerwacji. Można tego dokonać od razu podczas wprowadzania towaru na stan magazynowy lub później, gdy zostanie on już wprowadzony i dostępny w sprzedaży.
Przenoszenie leku do kolejki
Istnieją dwa sposoby przenoszenia leku do kolejki:
- podczas wprowadzania towaru na stan magazynowy apteki (moduł „Apw-13 Zakupy”) – opcja dostępna jest w systemie od wersji 2020.3.8.7.;
- podczas wykonywania transakcji w module „Apw-11 Sprzedaż” (gdy dany produkt został wprowadzony na stan magazynowy apteki).
Przenoszenie leków do kolejki podczas wprowadzania towaru na stan magazynowy apteki
Przeniesienie produktu do kolejki na poziomie wprowadzania towaru jest bezpieczniejszym rozwiązaniem dla apteki, ponieważ całkowicie eliminuje możliwość widoczności produktu w serwisie KtoMaLek.
Przenoszenia leku do kolejki dokonujemy w module „Apw-13 Zakupy”. Podczas wprowadzania dokumentu zakupu i przyjmowania towaru na stan magazynowy, należy użyć przycisku [Alt +F10] Do kolejki.
Po zastosowaniu przycisku pojawi się okno, w którym należy wprowadzić ilość produktów, jakie mają zostać umieszczone w kolejce w momencie przyjęcia faktury.
Domyślnie w okienku pojawi się ilość, która została wprowadzona na poziomie okna dodawania towaru, ale farmaceuta może ją skorygować według własnych potrzeb.
Ważne!
Przy większej ilości sztuk przenoszonych do kolejki farmaceuta powinien zdecydować czy każda pozycja będzie umieszczona w kolejce osobno, czy wszystkie pozycje mają się znaleźć na jednym dokumencie z przyjęcia towaru. Domyślnie każdy produkt będzie dodany na poziomie kolejki w osobnej pozycji. Jeśli farmaceuta chciałby dodać do kolejki wszystkie pozycje na jednym dokumencie, powinien zaznaczyć opcję „Jeden dokument kolejki” (jak na zdjęciu poniżej).
Leki przeniesione do kolejki na etapie wprowadzania dokumentu zakupowego będą posiadały informacje „Kolejka z przyjęcia towaru (nr dokumentu)”.
Przenoszenie leków do kolejki podczas wykonywania transakcji w module „Apw-11 Sprzedaż”
Przenoszenie do kolejki na poziomie modułu „Apw-11 Sprzedaż” następuje, gdy lek został już wprowadzony na stan magazynowy apteki i tym samym jest widoczny w serwisie KtoMaLek. Jeśli lek jest odłożony dla innego pacjenta farmaceuta, aby uniknąć nieprzyjemnych sytuacji i nieporozumień, powinien jak najszybciej dokonać przeniesienia wybranej pozycji do kolejki.
Po wskazaniu konkretnego leku w module „Apw-11 Sprzedaż”, farmaceuta przy pomocy kombinacji przycisków [Alt+F10] przenosi niezafiskalizowane pozycje pacjenta do kolejki.
W tym miejscu pojawia się również możliwość wybrania powodu przenoszenia sprzedaży do kolejki. Ponieważ w kolejce mogą znajdować się pozycje dla różnych pacjentów, wprowadzone tutaj informacje powinny pozwolić farmaceucie łatwo zidentyfikować lek, podczas jego wydawania.
Po przeniesieniu pozycji wyświetlany jest stosowny komunikat i lek nie jest już dłużej dostępny w sprzedaży. Tym samym nie będzie też widoczny w serwisie KtoMaLek.pl.
Sprzedaż leków OTC przeniesionych do kolejki
Po pojawieniu się w aptece pacjenta, dla którego farmaceuta odłożył dany produkt, należy wyciągnąć lek z kolejki i sprzedać go w standardowy sposób.
Okno z listą leków przeniesionych do kolejki można wywołać za pomocą przycisku [F10] w oknie sprzedaży. Następnie z listy produktów wybieramy określoną pozycję i używamy przycisku [Ent] Sprzedaj.
Po przeniesieniu leku do okna sprzedaży, kolejne etapy transakcji są realizowane w standardowy sposób.
Sprzedaż z kolejki leków wydawanych na receptę
Gdy w kolejce znajdują się pozycje leków wydawanych na receptę, farmaceuci bardzo często w takim przypadku usuwają pozycje z kolejki i realizują sprzedaż w standardowy sposób. Takie postępowanie spowoduje, że po usunięciu towaru z kolejki wraca on na stan magazynowy apteki i pojawia się jako dostępny w serwisie KtoMaLek. Wówczas pacjenci poszukujący leku, za pośrednictwem serwisu mogą złożyć na niego rezerwacje. Aby nie dopuścić do takiej sytuacji, należy ustawić receptę, gdy lek znajduje się jeszcze w kolejce i dopiero wówczas przenieść go do sprzedaży.
W większości przypadków farmaceuta, przenosząc dany produkt do kolejki, nie dysponuje kodami z recepty i nie może ich uzupełnić przed przeniesieniem leku do kolejki. Tym bardziej, gdy dokonuje przeniesienia do kolejki jeszcze na poziomie wprowadzania towaru na stan. Dopiero kiedy pacjent, który zamówił lek, pojawi się w aptece, farmaceuta może dokonać uzupełniania wszystkich niezbędnych informacji.
W tym celu po wywołaniu okna kolejki [F10] farmaceuta ustawia kursor na danej pozycji, którą chce sprzedać i przechodzi w tryb przeglądu pozycji, używając przycisku [F3] Podgląd.
W oknie podglądu pozycji farmaceuta zaznacza wybraną pozycję za pomocą przycisku [Spacja] Zaznacz, a następnie musi zastosować przycisk Recepta -> Ustaw receptę [Ctrl+R] i wybrać określony typ recepty z dostępnych pozycji.
W tej chwili najczęściej stosowanym typem recepty jest e-recepta. Jeśli dla pacjenta została wystawiona e-recepta, farmaceuta wybiera określony rodzaj i wyświetla się okno do wprowadzenia kodu, a następnie numeru PESEL pacjenta. Wówczas rozpocznie się proces pobierania recepty i zostaną uzupełnione wszystkie potrzebne dane. Po ich uzupełnieniu farmaceuta może zamknąć okno podglądu [ESC] Zamknij i przenieść pozycje do sprzedaży [ENT] Sprzedaj i zrealizować transakcje.
Postępowanie jest analogiczne, gdy farmaceuta, przenosząc towar do kolejki, wybierze błędny typ recepty.
Rozbicie ilości opakowań w kolejce
Dostępna jest opcja rozbicia ilości opakowań leku na kilka pozycji, dzięki czemu np. po wykonaniu korekty z przeniesieniem leku do kolejki możliwe jest wybicie 1 op. zamiast np. 2. Najpierw spacją należy zaznaczyć pozycje, a następnie wybrać F11.
Źródło: OSOZ
